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D’où vient ce catalogue et ce qu’il n’est pas

Ce catalogue est établi à partir de l’expérience professionnelle et de sources publiques. Il constitue une référence générale. Rien n’y provient du dossier d’un organisme déterminé, et aucune entrée ne décrit un projet réel. Lisez-le comme une liste de points qu’il vaut la peine de vérifier — non comme une accusation visant quiconque.

Les huit groupes (33)

Dossier juridique (4)

01

L’ordre des procédures est inversé ou une étape manque

À quoi le signe ressemble. Un marché signé avant la décision d’approbation ; un démarrage des travaux avant le permis de construire.

Comment le vérifier. Confronter la date de signature de chaque pièce sur une frise chronologique — pas seulement vérifier que la pièce existe.

Attention: Élevée

02

Approbation donnée au mauvais niveau

À quoi le signe ressemble. Le signataire de la décision n’est pas compétent pour cette catégorie de projet ou cette tranche de montant.

Comment le vérifier. Confronter la fonction du signataire aux règles de délégation en vigueur à la date de signature.

Attention: Élevée

03

Mécanisme spécial appliqué hors de son champ

À quoi le signe ressemble. Des procédures abrégées employées pour un projet ou un territoire hors du périmètre d’expérimentation.

Comment le vérifier. Exiger du maître d’ouvrage la pièce établissant que le projet entre dans le champ d’application.

Attention: Élevée

04

Pièces établies après coup et antidatées

À quoi le signe ressemble. Procès-verbaux et décisions rédigés tardivement mais portant la date qu’ils auraient dû porter.

Comment le vérifier. Comparer le papier et la mise en page au sein d’un même dossier ; recouper avec le journal de chantier et les pièces de paiement de la même période.

Attention: Moyenne

Financement et paiement (4)

05

Les écritures du maître d’ouvrage diffèrent de celles de l’organisme payeur

À quoi le signe ressemble. Le capital versé selon la comptabilité diffère du chiffre du Trésor ou de la banque gestionnaire.

Comment le vérifier. Exiger un procès-verbal de rapprochement signé pour chaque exercice ; remonter à la cause de chaque écart — ne pas accepter un total compensé.

Attention: Élevée

06

Les paiements dépassent le montant du marché

À quoi le signe ressemble. La somme des acomptes dépasse le prix du marché augmenté des avenants réguliers.

Comment le vérifier. Additionner tous les acomptes et confronter au prix du marché tel que révisé.

Attention: Élevée

07

Avances non intégralement récupérées

À quoi le signe ressemble. Une avance contractuelle n’est pas entièrement apurée alors que les ouvrages sont achevés.

Comment le vérifier. Tenir par marché un état des avances et de leur récupération, rapproché de la garantie d’avance.

Attention: Moyenne

08

Dépenses engagées sans crédits ouverts

À quoi le signe ressemble. Des quantités exécutées alors qu’aucun crédit n’est ouvert au plan d’investissement public.

Comment le vérifier. Rapprocher les dépenses proposées au décompte des crédits ouverts par exercice.

Attention: Moyenne

Quantités et prix unitaires (6)

09

La quantité liquidée dépasse la quantité réceptionnée

À quoi le signe ressemble. L’état de décompte porte davantage que le procès-verbal de réception correspondant.

Comment le vérifier. Rapprocher les trois : état de décompte — procès-verbal de réception — plan de récolement.

Attention: Élevée

10

Une même quantité comptée dans deux marchés

À quoi le signe ressemble. Un même ouvrage compté dans deux marchés, en général à la jonction de deux lots.

Comment le vérifier. Rechercher les doublons par code de prix et par point kilométrique ; prêter une attention particulière aux limites de lots.

Attention: Élevée

11

Norme de la mauvaise période appliquée

À quoi le signe ressemble. Des normes actuelles appliquées à des quantités réceptionnées des années plus tôt.

Comment le vérifier. Fixer d’abord la date d’application de chaque ouvrage, puis rechercher la norme en vigueur à cette date.

Attention: Élevée

12

Ouvrage spécialisé sans norme approuvée

À quoi le signe ressemble. Creusement de tunnel, montage de la signalisation, essais intégrés — absents du système général de normes.

Comment le vérifier. Exiger la décision approuvant une norme nouvelle ; à défaut, le poste est dépourvu de fondement pour le décompte.

Attention: Élevée

13

Révision de prix incompatible avec la forme de prix du marché

À quoi le signe ressemble. Une actualisation payée sur un marché à prix forfaitaire ou à prix unitaires fermes.

Comment le vérifier. Établir d’abord la forme de prix stipulée au marché, puis examiner si la révision est seulement admissible.

Attention: Élevée

14

Indice de prix inadéquat

À quoi le signe ressemble. Un indice d’une autre province, d’une autre nature d’ouvrage ou d’une autre période.

Comment le vérifier. Confronter la source de l’indice aux stipulations du marché et à la publication de l’autorité compétente.

Attention: Moyenne

Marchés (4)

15

La forme de prix diffère du mode de règlement effectif

À quoi le signe ressemble. Un marché à prix forfaitaire liquidé sur métré, ou l’inverse.

Comment le vérifier. Lire la clause de prix et la clause de paiement avant de vérifier le moindre chiffre.

Attention: Élevée

16

Avenant signé après achèvement des travaux

À quoi le signe ressemble. Un avenant modifiant les quantités ou le prix, signé après la réception de cette part.

Comment le vérifier. Confronter la date de signature de l’avenant à la date de réception des mêmes ouvrages.

Attention: Élevée

17

Marché EPC sans détail quantitatif

À quoi le signe ressemble. Un marché de forme internationale définissant le périmètre par le résultat, sans détail quantitatif permettant le contrôle.

Comment le vérifier. Exiger l’analyse de prix et le détail quantitatif de base ; à défaut des deux, énoncer clairement la limitation d’étendue.

Attention: Élevée

18

Le prix révisé dépasse le prix du lot approuvé

À quoi le signe ressemble. Le prix du marché augmenté des avenants dépasse le prix du lot au plan de passation.

Comment le vérifier. Additionner et confronter à la décision approuvant le plan de passation.

Attention: Moyenne

Gestion de projet, ingénierie et autres frais (3)

19

Frais de gestion de projet au-dessus de la norme

À quoi le signe ressemble. Les dépenses réelles dépassent le montant résultant du taux appliqué aux coûts de travaux et d’équipements.

Comment le vérifier. Recalculer avec la norme interpolée entre les deux seuils de taille et confronter au montant réclamé.

Attention: Moyenne

20

Postes déjà couverts par la norme facturés en sus

À quoi le signe ressemble. Fournitures de bureau, électricité et eau de l’unité de gestion facturées en plus de la norme.

Comment le vérifier. Confronter la liste des coûts déjà couverts par la norme aux dépenses réelles.

Attention: Moyenne

21

Frais d’ingénierie au-dessus du marché

À quoi le signe ressemble. La valeur liquidée d’un marché d’ingénierie dépasse le prix du marché augmenté des avenants.

Comment le vérifier. Rapprocher chaque marché d’ingénierie et vérifier que les livrables ont bien été remis.

Attention: Moyenne

Actifs et remise (4)

22

La valeur des actifs ne s’équilibre pas avec les dépenses

À quoi le signe ressemble. L’équation ne tient pas : dépenses, moins montants non imputables aux actifs, moins stocks excédentaires, ne donne pas la valeur des actifs.

Comment le vérifier. Passer l’équation sur un jeu de chiffres unique ; tracer chaque écart avant émission.

Attention: Élevée

23

Charges communes réparties sans principe

À quoi le signe ressemble. Des charges communes ventilées au jugé plutôt qu’au prorata du capital.

Comment le vérifier. Vérifier l’état de répartition et confronter la base de ventilation à la politique approuvée.

Attention: Moyenne

24

Actifs manquants ou en doublon entre entités réceptrices

À quoi le signe ressemble. Un même poste figure dans deux procès-verbaux de remise, ou dans aucun.

Comment le vérifier. Rapprocher l’état général des actifs de la somme de tous les procès-verbaux de remise.

Attention: Moyenne

25

Dépenses exclues de la valeur des actifs sans autorisation

À quoi le signe ressemble. Des pertes, ou les coûts d’un ouvrage abandonné, sans décision de l’autorité compétente.

Comment le vérifier. Exiger la décision l’admettant ; à défaut, le montant doit rester en suspens et ne peut être transféré.

Attention: Élevée

Créances, dettes et stocks excédentaires (3)

26

Dettes imputées à la mauvaise partie

À quoi le signe ressemble. Des soldes enregistrés par nom de lot plutôt que par personne morale, ou plusieurs entreprises confondues.

Comment le vérifier. Rapprocher les soldes par personne morale ; circulariser sous le contrôle de l’auditeur.

Attention: Moyenne

27

Confirmations envoyées et reçues par le maître d’ouvrage

À quoi le signe ressemble. L’auditeur ne maîtrise ni l’envoi ni la réception, et l’élément probant perd sa fiabilité.

Comment le vérifier. L’auditeur maîtrise l’adresse d’envoi et reçoit directement les réponses.

Attention: Élevée

28

Matériels excédentaires sans plan d’écoulement

À quoi le signe ressemble. Des matériels demeurent en magasin après achèvement sans décision sur leur sort.

Comment le vérifier. Inventorier physiquement et rapprocher des écritures ; recommander une voie d’écoulement dans le rapport.

Attention: Faible

Risques propres aux projets ferroviaires urbains (5)

29

Coûts de marche à blanc mal classés

À quoi le signe ressemble. Électricité, masse salariale d’exploitation et assurances pendant la marche à blanc imputés aux dépenses d’investissement sans fondement.

Comment le vérifier. Exiger la pièce, établie avant le début de la marche à blanc, approuvant son périmètre et sa source de financement.

Attention: Élevée

30

Coût de l’évaluation de sécurité du système absent du montant total

À quoi le signe ressemble. Un poste réalisé par un organisme étranger indépendant, souvent omis lors de la préparation du projet.

Comment le vérifier. Rapprocher le marché d’évaluation de sécurité du montant total approuvé.

Attention: Moyenne

31

Écarts de change sur les prêts et les équipements importés

À quoi le signe ressemble. Des taux appliqués de façon inégale selon la nature des opérations, ou à la mauvaise date.

Comment le vérifier. Contrôler les écarts de change séparément ; confronter les taux retenus aux stipulations des marchés.

Attention: Élevée

32

Formation et transfert de technologie : création d’actif incertaine

À quoi le signe ressemble. Des montants élevés qui ne constituent aucune immobilisation et restent facilement en suspens au décompte.

Comment le vérifier. Exiger une décision de l’autorité compétente sur leur imputation ou non à la valeur des actifs.

Attention: Moyenne

33

Frontière de coûts floue entre la ligne et le périmètre TOD

À quoi le signe ressemble. Les flux et les actifs des deux se mêlent et ne peuvent plus être séparés à la remise.

Comment le vérifier. Vérifier si une politique de séparation des coûts a été arrêtée dès la phase de préparation.

Attention: Moyenne

Comment l’utiliser

  • À la planification, parcourez-le et cochez les points applicables à ce projet. Les points écartés, motivez-les par écrit — c’est la preuve d’un jugement exercé, non d’une facilité.
  • À l’exécution, la colonne « comment le vérifier » est un point de départ et ne remplace pas le programme de travail.
  • Avant qu’un dossier ne parte au contrôle, le maître d’ouvrage peut passer la même liste en auto-contrôle. La plupart des points se corrigent encore s’ils sont vus à temps.

Si vous souhaitez l’appliquer à votre propre projet

Adressez-nous les éléments via la page Conseil. Nous vous dirons quels groupes comptent le plus compte tenu de la phase où se trouve votre projet.