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Woher dieser Katalog stammt und was er nicht ist

Dieser Katalog ist aus Berufserfahrung und öffentlich zugänglichem Material zusammengestellt. Er ist eine allgemeine Orientierung. Nichts darin stammt aus den Unterlagen einer bestimmten Stelle, und kein Eintrag beschreibt ein tatsächliches Vorhaben. Lesen Sie ihn als Liste prüfenswerter Punkte — nicht als Vorwurf gegen irgendjemanden.

Die acht Gruppen (33)

Rechtliche Unterlagen (4)

01

Der Investitionsablauf ist vertauscht oder ein Schritt fehlt

Woran man es erkennt. Ein Vertrag vor der Genehmigungsentscheidung geschlossen; Baubeginn vor der Baugenehmigung.

Wie man es prüft. Das Unterzeichnungsdatum jedes Dokuments auf einem Zeitstrahl abgleichen — nicht nur, ob das Dokument vorliegt.

Aufmerksamkeit: Hoch

02

Genehmigung auf der falschen Ebene erteilt

Woran man es erkennt. Die unterzeichnende Person ist für diese Vorhabenklasse oder Wertspanne nicht zuständig.

Wie man es prüft. Die Funktion der unterzeichnenden Person gegen die am Unterzeichnungstag geltende Zuständigkeitsregelung stellen.

Aufmerksamkeit: Hoch

03

Sondermechanismus außerhalb seines Anwendungsbereichs angewandt

Woran man es erkennt. Verkürzte Verfahren bei einem Vorhaben oder Gebiet, das nicht zum Erprobungsbereich gehört.

Wie man es prüft. Vom Vorhabenträger das Dokument verlangen, das die Zugehörigkeit zum Anwendungsbereich belegt.

Aufmerksamkeit: Hoch

04

Unterlagen nachträglich erstellt und rückdatiert

Woran man es erkennt. Protokolle und Entscheidungen spät erstellt, tragen aber das Datum, das sie hätten tragen sollen.

Wie man es prüft. Papier und Layout innerhalb derselben Akte vergleichen; gegen Bautagebuch und Zahlungsbelege desselben Zeitraums abgleichen.

Aufmerksamkeit: Mittel

Finanzierung und Zahlung (4)

05

Das Buchwerk des Vorhabenträgers weicht von der auszahlenden Stelle ab

Woran man es erkennt. Das ausgezahlte Kapital laut Buchhaltung weicht von der Zahl der Staatskasse oder der abwickelnden Bank ab.

Wie man es prüft. Für jedes Jahr eine unterzeichnete Abstimmung verlangen; jede Differenz einzeln bis zur Ursache verfolgen — keine saldierte Summe akzeptieren.

Aufmerksamkeit: Hoch

06

Zahlungen übersteigen den Vertragswert

Woran man es erkennt. Die Summe aller Zahlungstranchen übersteigt den Vertragspreis zuzüglich wirksamer Nachträge.

Wie man es prüft. Alle Tranchen aufaddieren und gegen den angepassten Vertragspreis stellen.

Aufmerksamkeit: Hoch

07

Vorauszahlungen nicht vollständig verrechnet

Woran man es erkennt. Eine vertragliche Vorauszahlung ist trotz fertiggestellter Leistung nicht vollständig verrechnet.

Wie man es prüft. Je Vertrag ein Verzeichnis über Vorauszahlung und Verrechnung führen und gegen die Vorauszahlungsbürgschaft abgleichen.

Aufmerksamkeit: Mittel

08

Kosten entstanden ohne zugewiesene Mittel

Woran man es erkennt. Mengen ausgeführt, ohne dass im öffentlichen Investitionsplan Mittel zugewiesen sind.

Wie man es prüft. Die zur Abrechnung vorgelegten Kosten gegen die jährliche Mittelzuweisung abgleichen.

Aufmerksamkeit: Mittel

Mengen und Einheitspreise (6)

09

Abgerechnete Menge übersteigt die abgenommene Menge

Woran man es erkennt. Die Abrechnungsaufstellung weist mehr aus als das zugehörige Abnahmeprotokoll.

Wie man es prüft. Dreifach abgleichen: Abrechnungsaufstellung — Abnahmeprotokoll — Bestandsplan.

Aufmerksamkeit: Hoch

10

Dieselbe Menge in zwei Vergabepaketen gezählt

Woran man es erkennt. Eine Leistungsposition in zwei Paketen gezählt, meist an der Nahtstelle zweier Pakete.

Wie man es prüft. Doppelungen nach Preiskennziffer und Stationierung suchen; auf Paketgrenzen besonders achten.

Aufmerksamkeit: Hoch

11

Norm des falschen Zeitraums angewandt

Woran man es erkennt. Heutige Normen auf Mengen angewandt, die Jahre zuvor abgenommen wurden.

Wie man es prüft. Zuerst den maßgeblichen Zeitpunkt jeder Position festlegen, dann die zu diesem Zeitpunkt geltende Norm heranziehen.

Aufmerksamkeit: Hoch

12

Sonderleistung ohne genehmigte Norm

Woran man es erkennt. Tunnelvortrieb, Montage der Signaltechnik, integrierte Erprobung — im allgemeinen Normensystem nicht enthalten.

Wie man es prüft. Die Entscheidung über die Genehmigung einer neuen Norm verlangen; ohne sie fehlt der Position die Abrechnungsgrundlage.

Aufmerksamkeit: Hoch

13

Preisanpassung passt nicht zur Form des Vertragspreises

Woran man es erkennt. Preissteigerung auf einen Pauschalvertrag oder einen Vertrag mit festen Einheitspreisen gezahlt.

Wie man es prüft. Zuerst die im Vertrag bezeichnete Preisform bestimmen, dann prüfen, ob die Anpassung überhaupt zulässig ist.

Aufmerksamkeit: Hoch

14

Falscher Preisindex verwendet

Woran man es erkennt. Ein Index einer anderen Provinz, einer anderen Bauart oder eines anderen Zeitraums.

Wie man es prüft. Die Indexquelle gegen die Vertragsbedingungen und die Veröffentlichung der zuständigen Stelle abgleichen.

Aufmerksamkeit: Mittel

Verträge (4)

15

Die Form des Vertragspreises weicht von der tatsächlichen Abrechnung ab

Woran man es erkennt. Ein Pauschalvertrag wird nach Aufmaß abgerechnet oder umgekehrt.

Wie man es prüft. Preisklausel und Zahlungsklausel lesen, bevor eine einzige Zahl geprüft wird.

Aufmerksamkeit: Hoch

16

Nachtrag nach Fertigstellung der Leistung unterzeichnet

Woran man es erkennt. Ein Nachtrag zu Mengen oder Preis, unterzeichnet nach der Abnahme dieses Teils.

Wie man es prüft. Das Unterzeichnungsdatum des Nachtrags gegen das Abnahmedatum derselben Leistung stellen.

Aufmerksamkeit: Hoch

17

EPC-Vertrag ohne detailliertes Leistungsverzeichnis

Woran man es erkennt. Ein Vertrag internationaler Form beschreibt den Umfang über das Ergebnis, ohne Leistungsverzeichnis zum Abgleich.

Wie man es prüft. Preisanalyse und Basisleistungsverzeichnis verlangen; fehlen beide, die Beschränkung des Prüfungsumfangs ausdrücklich benennen.

Aufmerksamkeit: Hoch

18

Der angepasste Preis übersteigt den genehmigten Paketpreis

Woran man es erkennt. Vertragspreis zuzüglich Nachträge übersteigt den Paketpreis im Auswahlplan.

Wie man es prüft. Aufaddieren und gegen die Genehmigungsentscheidung zum Auswahlplan stellen.

Aufmerksamkeit: Mittel

Projektsteuerungs-, Beratungs- und sonstige Kosten (3)

19

Projektsteuerungskosten über der Norm

Woran man es erkennt. Die tatsächlichen Kosten übersteigen den Betrag, der sich aus dem Prozentsatz auf Bau- und Gerätekosten ergibt.

Wie man es prüft. Mit der zwischen den beiden Größenschwellen interpolierten Norm neu berechnen und gegen den geltend gemachten Betrag stellen.

Aufmerksamkeit: Mittel

20

Bereits in der Norm enthaltene Posten zusätzlich abgerechnet

Woran man es erkennt. Büromaterial sowie Strom und Wasser der Projektleitung zusätzlich zur Norm abgerechnet.

Wie man es prüft. Die Liste der von der Norm bereits abgedeckten Kosten gegen die tatsächlichen Ausgaben stellen.

Aufmerksamkeit: Mittel

21

Beratungskosten über dem Vertrag

Woran man es erkennt. Der abgerechnete Wert eines Beratungsvertrags übersteigt den Vertragspreis zuzüglich Nachträge.

Wie man es prüft. Jeden Beratungsvertrag einzeln abgleichen und prüfen, ob die Leistungen tatsächlich erbracht wurden.

Aufmerksamkeit: Mittel

Vermögenswerte und Übergabe (4)

22

Der Anlagewert stimmt nicht mit den Investitionskosten überein

Woran man es erkennt. Die Abstimmgleichung geht nicht auf: Kosten abzüglich nicht dem Anlagewert zuzurechnender Beträge und abzüglich überzähligen Bestands ergibt nicht den Anlagewert.

Wie man es prüft. Die Abstimmgleichung über einen einzigen Zahlenbestand laufen lassen; jede Differenz vor der Erteilung nachverfolgen.

Aufmerksamkeit: Hoch

23

Gemeinkosten ohne Grundsatz verteilt

Woran man es erkennt. Gemeinkosten nach Gefühl auf die Positionen verteilt statt im Verhältnis zum Kapital.

Wie man es prüft. Die Verteilungsaufstellung prüfen und den Verteilungsmaßstab gegen den genehmigten Grundsatz stellen.

Aufmerksamkeit: Mittel

24

Vermögenswerte fehlen oder doppeln sich zwischen den übernehmenden Stellen

Woran man es erkennt. Dieselbe Position erscheint in zwei Übergabeprotokollen oder in keinem.

Wie man es prüft. Die Gesamtaufstellung der Vermögenswerte gegen die Summe aller Übergabeprotokolle abgleichen.

Aufmerksamkeit: Mittel

25

Kosten ohne Zulassung vom Anlagewert ausgenommen

Woran man es erkennt. Schäden oder Kosten einer aufgehobenen Position ohne Entscheidung der zuständigen Stelle.

Wie man es prüft. Die zulassende Entscheidung verlangen; ohne sie muss der Betrag in der Schwebe bleiben und darf nicht übertragen werden.

Aufmerksamkeit: Hoch

Forderungen, Verbindlichkeiten und überzähliger Bestand (3)

26

Schulden der falschen Partei zugeordnet

Woran man es erkennt. Salden nach Paketbezeichnung statt nach Rechtsträger des Auftragnehmers erfasst oder mehrere Auftragnehmer zusammengefasst.

Wie man es prüft. Salden je Rechtsträger abgleichen; Bestätigungsanfragen unter Steuerung der Prüferin oder des Prüfers versenden.

Aufmerksamkeit: Mittel

27

Bestätigungen vom Vorhabenträger versandt und empfangen

Woran man es erkennt. Die Prüferin oder der Prüfer steuert Versand und Empfang nicht, wodurch der Nachweis seine Verlässlichkeit verliert.

Wie man es prüft. Die Prüferin oder der Prüfer steuert die Versandanschrift und empfängt die Antworten unmittelbar.

Aufmerksamkeit: Hoch

28

Überzähliges Material und Gerät ohne Verwertungsplan

Woran man es erkennt. Nach Fertigstellung liegt Material im Lager, ohne dass über seinen Verbleib entschieden ist.

Wie man es prüft. Körperlich aufnehmen und gegen die Bücher abgleichen; im Bericht einen Verwertungsweg empfehlen.

Aufmerksamkeit: Gering

Risiken, die für städtische Schienenbahnvorhaben eigentümlich sind (5)

29

Kosten des Probebetriebs falsch zugeordnet

Woran man es erkennt. Strom, Betriebspersonal und Versicherung während des Probebetriebs ohne Grundlage den Investitionskosten zugeordnet.

Wie man es prüft. Das vor Beginn des Probebetriebs erstellte Dokument verlangen, das Umfang und Finanzierungsquelle genehmigt.

Aufmerksamkeit: Hoch

30

Kosten der Systemsicherheitsbewertung fehlen in der Gesamtinvestitionssumme

Woran man es erkennt. Eine von einer unabhängigen ausländischen Stelle erbrachte Position, bei der Vorhabenvorbereitung häufig übersehen.

Wie man es prüft. Den Vertrag zur Sicherheitsbewertung gegen die genehmigte Gesamtinvestitionssumme abgleichen.

Aufmerksamkeit: Mittel

31

Kursdifferenzen bei Darlehen und eingeführten Geräten

Woran man es erkennt. Auf verschiedene Geschäftsarten uneinheitlich angewandte Kurse oder Kurse des falschen Stichtags.

Wie man es prüft. Kursdifferenzen gesondert prüfen; die angewandten Kurse gegen die Vertragsbedingungen stellen.

Aufmerksamkeit: Hoch

32

Unklar, ob Schulung und Technologietransfer einen Vermögenswert schaffen

Woran man es erkennt. Große Beträge, die kein Anlagevermögen bilden und bei der Schlussabrechnung leicht in der Schwebe bleiben.

Wie man es prüft. Eine Entscheidung der zuständigen Stelle darüber verlangen, ob sie dem Anlagewert zuzurechnen sind.

Aufmerksamkeit: Mittel

33

Keine klare Kostengrenze zwischen Linie und TOD-Bereich

Woran man es erkennt. Zahlungsströme und Vermögenswerte beider vermischen sich und lassen sich bei der Übergabe nicht mehr trennen.

Wie man es prüft. Prüfen, ob ein Grundsatz zur Kostentrennung bereits in der Vorbereitungsphase festgelegt wurde.

Aufmerksamkeit: Mittel

So nutzen Sie ihn

  • Gehen Sie ihn bei der Planung durch und markieren Sie, welche Punkte auf dieses Vorhaben zutreffen. Ausgeschlossene Punkte begründen Sie schriftlich — das ist ein Nachweis von Urteilsbildung, nicht von Bequemlichkeit.
  • Bei der Durchführung ist die Spalte „Wie man es prüft“ ein Ausgangspunkt und kein Ersatz für das Prüfungsprogramm.
  • Bevor Unterlagen zur Nachprüfung gehen, kann auch der Vorhabenträger dieselbe Liste zur Selbstprüfung nutzen. Die meisten Punkte lassen sich noch beheben, wenn sie rechtzeitig auffallen.

Wenn Sie dies auf Ihr eigenes Vorhaben angewandt haben möchten

Senden Sie uns die Einzelheiten über die Seite Beratung. Wir sagen Ihnen, welche Gruppen für die Phase, in der Ihr Vorhaben steht, am wichtigsten sind.