Tư vấn thiết lập kiểm soát nội bộ cho Ban quản lý dự án

Vấn đề thường gặp

• Một người vừa nghiệm thu khối lượng vừa xác nhận thanh toán — không có chốt chặn nào ở giữa.
• Quy chế chi tiêu nội bộ có, nhưng không ai đối chiếu với quy định về quản lý chi phí đầu tư xây dựng.
• Hồ sơ phát sinh được duyệt bằng lời trước, làm thủ tục sau, đến lúc quyết toán không đủ căn cứ.
• Nhân sự Ban thay đổi qua nhiều nhiệm kỳ, mỗi thời kỳ làm một kiểu, không có chuẩn chung.

Căn cứ pháp lý

Mọi điều khoản dưới đây đều đã đối chiếu với bản gốc trong kho văn bản của chúng tôi. Quý vị mở lại được ở mục Tra cứu văn bản.

Chúng tôi làm gì

1. Vẽ lại luồng công việc hiện tạiTừ đề nghị thanh toán tới lúc tiền ra khỏi kho bạc, đi qua những ai, ai ký gì.
2. Chỉ ra chỗ hởNơi một người nắm cả hai vai; nơi không có ai đối chiếu; nơi hồ sơ đi sau tiền.
3. Thiết kế lại chốt kiểm soátTách vai nghiệm thu và vai xác nhận thanh toán; đặt hạn mức phê duyệt theo cấp; quy định hồ sơ tối thiểu cho từng loại chi.
4. Soạn quy chế và biểu mẫuQuy chế chi tiêu nội bộ, quy trình kiểm soát khối lượng — thanh toán, biểu mẫu kèm theo.
5. Đào tạo và chạy thửChạy thử trên vài hồ sơ thật, chỉnh lại chỗ vướng rồi mới ban hành chính thức.